Hlavním cílem aplikace je evidence pracovního času, sledování úkolů a fakturace.

Tyto jednotlivé funkce jsou popsány níže v této dokumentaci.

Registrace je dostupná zdarma na této adrese. Po odeslání registračního formuláře jsou na výběr dvě možnosti, jak je možné registrovaný účet využít.

1. Vytvoření nového pracovního prostoru
2. Připojení k existujícímu pracovnímu prostoru

Pracovní prostor v aplikaci představuje jednotlivce případně firmu, která bude aplikaci TRACKIT využívat.

Vytvoření nového pracovního prostoru

Tato volba je vhodná pro všechny, kteří si chtějí aplikaci vyzkoušet, nebo jí začít využívat pro sebe nebo svou firmu. Vytvoříte si váš vlastní prostor a určíte základní nastavení, jakým způsobem má aplikace fungovat.

Připojení k existujícímu pracovnímu prostoru

Přiřadí uživatelský účet k již existující firmě. Tuto možnost využijete v případě že máte zvací kód, který vás do existující organizace připojí.

Po vložení kódu je nutné kvůli bezpečnosti počkat na schválení přístupu ze strany organizace, do které se připojujete.

Jeden z prvních kroků, které musíme pro používání aplikace udělat je přidání klientů. Na klienta se váže každý úkol nebo faktura.

Při vytváření nového záznamu stačí vyplnit pouze IČ a kliknout na tlačítko "ARES". Aplikace doplní všechny ostatní údaje automaticky.

Součástí aplikace je taky modul umožňující fakturaci. Faktury lze vystavovat buďto manuálně, nebo je lze automaticky vystavit při uzavření úkolů. Zároveň aplikace podporuje pravidelné opakující se faktury v různých intervalech.

Opakující se faktury

Pokud určitou službu fakturujete například jednou ročně, je téměř nemožné vzpomenout si ve správný den na vytavení faktury. Aplikace umožňuje vytvořit pravidelnou fakturu, určit v jakém intervalu se má vystavovat, kdy má dojít k prvnímu případně poslednímu vystavení faktury.

Při každém vystavení pravidelné faktury dostanete notifikaci, že byla vystavena.

Pravidelná fakturace je dostupná po záložkou FakturY v sekci Pravidelné faktury.

Tuto funkci využijeme, pokud klientovi dodáme určitou službu nebo položku, ale nechceme jí okamžitě fakturovat a místo toho počkat třeba na konec měsíce a vyfakturovat vše najednou.

Je dostupná ve výpisu klientů pod zeleným tlačítkem Čekající: 0.

Při uzavírání úkolů máme stejnou možnost místo vystavení faktury pouze přidat jako položku čekající na fakturaci. To se hodí v případě, že za jedno fakturační období máme od klienta více úkolů.

Pro přijímání plateb na bankovní účet je potřeba jej přidat v Nastavení v sekci Bankovní účty.

Automatické párování plateb

Pokud používáme některou z podporovaných bank pro automatické párování, zobrazí se nám ve výpisu bankovní účtu možnost "Nastavit párování plateb".

Momentálně je podporovaná pouze Fio banka, na přidání dalších bank se pracuje.

Opracovaný čas je v aplikaci možné evidovat více způsoby. V obou případecj dochází k evidování práce na úrovní úkolu, ke kterým je čas zapisován.

Klientovi je pak možné zaslat přehledný výpis evidence, kdy se na čem a jak dlouho pracovalo.

• Přímým změřením aktivity (stopky v horní liště na pravé straně)
• Zapsaním (možnost Zapsat čas v detailu úkolu)

Přímým změřením

Stopky jsou vpravo nahoře v horní liště a lze je zapnout jednodýše kliknutím. V případě že chcete aktivitu pozastavit klikněte na symbol pauza (dvě svislé čárky). Opětovným kliknutím se aktivita znovu spustí. Pro ukončení aktivity klikněte na na symbol "fajfky".

Ukončená aktivita se přesuné do záložky Evidence času (v levém menu). Na této stránce vidíme všechny změřené, ale nezapsané aktivity buďto za dnešní den nebo i za ostatní (kdy jsme aktivitu nestihli zapsat).

Kliknutím do prázdného místa Popis v tabulce si lze k jednotlivým aktivitám dopsat popis, co jsme zrovna dělali.

Pro zapsání aktivity k úkolu vyberte možnost Zapsat. Při zapsání času je možné provést korekce.

Zapsání času

Pokud čas neměříte, máte možnost jej zapsat přímo k úkolu. Rozkliněte si detail úkolu vyberte možnost Zapsat čas.

Čas je možné zapsat buďto v hodinách, minutách nebo jako rozsah (od - do).

Při vytváření úkolu máme možnost zvolit jeho fakturační strategii. Jedná se vlastně o přístup, jakým klientovi počítáte cenu za práci.

Je možné zvolit jednu z následujících možností.

• Pevná cena za úkol
• Pevná cena za úkol, při překročení hodinová sazba
• Hodinová sazba

Pevná cena za úkol

Tuto možnost je vhodné zvolit v případě že jste s klientem domluvení na konkrétní částce za odvedenou práci. Například se domluvíte na vytvoření webových stránek za 15 000 Kč, zaevidujete si tuto cenu do systému a pracovní čas pak evidujete jen pro vaši vlastní kontrolu, zda je pro vás zakázka rentabilní.

Při uzavření úkolu je pak možné vystavit klientovi fakturu s touto konkrétní cenou.

Pevná cena za úkol, při překročení hodinová sazba

V případě, že máte částku pevnou ale chcete zohlednit případné vícepráce je vhodná tato varianta.

Je možné nastavit, jakou cenu za úkol předpokládáte a na jaké hodinové sazbě jste domluveni.

Pokud se vejdete do stanoveného limitu, použije se k fakturaci zadaná částka stejně jako v předchozím případě.

V případě překročení ceny se pak částka počítá na základě zadané hodinové sazby.

Hodinová sazba

Cena za úkol roste s postupně přibývajícím časem. Výsledná cena se počítá na základě zadané hodinové sazby.

Je dobré nastavit si vlastní pravidla pro zaokrouhlování.

V případě že využíváte jako fakturační strategii hodinovou sazbu (případně hodinovou sazbu až při překročení stanoveného rozsahu) je potřeba určit pravidlo, jak zaokrouhlovat odpracované hodiny. Jestli má systém započítávat např. každou započatou hodinu nebo přesný čas.

Výchozím způsobem je zaokrouhlování na celé hodiny nahoru (hodinová sazba se započítává za každou započatou hodinu). V nastavení (v sekci pracovní prostor) lze nastavit jiný způsob zaokrouhlování.

Dostupné způsoby jsou:

• Na jedno desetinné místo
• Na dvě desetinné místa
• Na celé hodiny nahoru (každá započatá hodina)
• Na celé hodiny
• Na celé hodiny, první nahoru
• Na půlhodiny nahoru (každá započatá půlhodina)
• Na půlhodiny
• Na půlhodiny, první nahoru
• Na čtvrhodiny nahoru (každá započatá čtvrhodina)
• Na čtvrthodiny
• Na čtvrthodiny, první nahoru

Při vystavování faktur a vytváření úkolů dochází k automatickému číslování, které závisí na vybrané číselné řadě. V systému jsou již předdefinované nejčasteji používané číselné řady. V nastavení stačí vybrat, kterou řadu chceme používat pro číslování faktur a kterou pro číslování úkolů.

Vlastní číselné řady

V případě, že chceme mít v číselné řadě určitý prefix, nebo jen vlastní formát, máme možnost vytvořit vlastní číselnou řadu. Funkce je dostupná v nastavení v sekci číselné řady.

Formát se tvořít pomocí zástupných symbolů, které jsou při generování nahrazeny skutečnou hodnotou.

Kliknutím na daný symbol nad formulářem dojde k automatickému vložení zástupného znaku do textového pole.

Pokud bychom chtěli například čadu ve formátu RRRRMMPPP výsledek by vypadal takto:

[ROK_4][MESIC][PRIPAD_3]